Pourquoi cet article?
Un contrôle fiscal constitue un événement disruptif et non prévisible dans toute entreprise, petite ou grande.
Être bien préparé pour un contrôle fiscal est essentiel afin que le contrôle se déroule bien et sans (trop de) conséquences négatives pour vous en tant qu’entreprise ou entrepreneur.
Dans cet article vous allez découvrir :
– 4 astuces pour bien réussir un contrôle fiscal plus
– 4 astuces complémentaires pour encore mieux réussir un contrôle fiscal.
Si vous les appliquez, vous serez préparé de façon optimale et vous aurez donc plus de chances à ce que le contrôle fiscal se déroule bien.
1. Organisez une réunion préparatoire avec toutes les personnes concernées
Un contrôle fiscal d’envergure commence toujours par l’envoi d’un avis officiel de vérification par l’administration fiscale, qui précise le jour de son déplacement. Cela vous laisse en général une marge appréciable pour vous organiser en interne et vous assurer que tout est en règle.
La première mesure recommandée consiste donc à convoquer une réunion impliquant l’ensemble des personnes et partenaires directement concernés par le contrôle fiscal: service comptabilité ou expert-comptable, avocat ou service juridique, dirigeants-associés…
La réunion servira principalement à identifier les documents nécessaires et identifier les documents manquants qui devraient être soumis en cas de contrôle.
Astuce complémentaire : désignez une seule personne pour la centralisation de tous les documents nécessaires en cas de contrôle.
2. Rassemblez tous vos documents indispensables pour le contrôle fiscal
Le dossier à préparer pour les contrôleurs du fisc doit contenir des documents à la fois de nature comptable, administrative et juridique. Ce dossier doit entre autres contenir l’ensemble de vos facturations récentes (clients, fournisseurs…), les contrats de travail, les contrats avec les prestataires externes, les fiches de paie,… Toutes vos principales écritures comptables doivent être facilement accessibles.
Côté juridique, il faut que vous disposez des statuts de l’entreprise, mais aussi des procès-verbaux ou comptes rendus des conseils d’administration et des dernières assemblées générales.
Ces documents peuvent intéresser les services fiscaux lorsque ces derniers veulent déterminer, par exemple, si une dépense à l’apparence somptuaire (voiture de fonction, voyages tous frais payés…) a bien été autorisée dans les règles. N’oubliez pas non plus de sortir les conventions de cession des droits d’auteur (si vous avez mis en place le régime préférentiel des droits d’auteur).
Astuce complémentaire : faites également un inventaire des documents manquants afin de les réclamer à temps aux personnes concernées.
3. Élaborez une stratégie de négociation
La préparation du contrôle fiscal est le moment idéal pour élaborer votre stratégie de négociation vis-à-vis de l’administration. Vous devez définir les objectifs que vous vous êtes fixés et les éventuels sacrifices que vous êtes prêt à faire pour arriver à un compromis.
Votre approche sera différente selon votre interlocuteur. Avez-vous déjà eu un contact au préalable avec la personne qui fera le contrôle ou pas ? Comment est-elle : est-ce quelqu’un d’ouvert et recherchant le contact ou bien est-ce quelqu’un de froid, ne laissant apparaître aucun sentiment ?
Un autre point à prendre en considération est d’identifier la personne qui se chargera du suivi du contrôle au sein de l’entreprise et mènera les discussions avec l’administration : vous-même en tant que dirigeant, un de vos collaborateurs ou votre comptable assisté par un de vos employés ?
Le mieux est souvent de laisser mener les négociations par un de vos employés ou votre comptable (attention : il vaut mieux choisir la bonne personne et bien la préparer !) ce qui vous laisse la possibilité en tant que dirigeant d’intervenir et de trancher les points sensibles et difficiles qui risquent d’apparaître suite au contrôle.
Dans l’élaboration de votre stratégie de négociation, vous devez également définir les options possibles et les relier à des scénarios (« best, middle et worst case scenarios »).
Par exemple, vous devez être préparé au mieux pour savoir quelle position adopter si votre interlocuteur vous impose ses propres conditions.
Astuce complémentaire : choisissez une personne qui est habile dans les négociations et se sent à l’aise ou à de l’expérience vis-à-vis d’un interlocuteur comme l’administration fiscale. L’art de la négociation s’apprend !
4. Anticipez les suites éventuelles du contrôle fiscal
Un contrôle fiscal peut se solder par de simples observations ou remarques, adressées par courrier.
Ou, si ça se passe mal, par un avis de rectification, c’est-à-dire un redressement.
Dans ce cas, vous disposez d’un recours administratif pour contester le montant demandé. Si ce recours (de nature hiérarchique, c’est-à-dire d’abord auprès du supérieur direct de l’inspecteur puis de sa direction) échoue, vous pouvez engager un contentieux devant un tribunal par voie d’un recours judiciaire.
Dans ce cas, il faudra faire appel à un avocat spécialisé afin de défendre vos intérêts auprès du tribunal. Cette procédure a bien évidemment un coût important surtout pour une petite entreprise ou indépendant! Il faut donc en tenir compte dans le cadre des négociations.
Pour citer Honoré de Balzac : « Un mauvais arrangement vaut mieux qu’un bon procès! »
Les frais de justice, le temps passé et les effets d’angoisse quant à l’issue du procès sont des éléments à prendre en compte.
Astuce complémentaire : demandez à votre avocat le budget à prévoir pour une éventuelle procédure de justice afin d’avoir une idée exacte.
Vous avez des questions à propos d’un control fiscal ? N’hésitez pas à reserver une consultation gratuite.
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